![]()
Annonces et identification personnalisée
Annonces et identification personnaliséeLes annonces de boîte vocale sont diffusées aux demandeurs qui accèdent à votre boîte vocale. Elles avisent le demandeur qu'il a joint la bonne boîte vocale et fournissent les directives ou renseignements nécessaires. Vous pouvez modifier vos annonces à tout moment.
Avant de pouvoir utiliser une boîte vocale, vous devez enregistrer votre nom dans le répertoire d'entreprise. Le répertoire d'entreprise est une liste des utilisateurs de boîtes vocales inscrites à l'application CallPilot. Nortel recommande d'indiquer le numéro de la boîte vocale dans le répertoire d'entreprise. Par exemple : «Marie Picard, boîte vocale 5813».
L'enregistrement de votre identification personnalisée permet aux autres utilisateurs de l'application CallPilot et aux demandeurs hors système de vous identifier dans le répertoire d'entreprise.
Après avoir initialisé votre boîte vocale, vous pouvez enregistrer vos annonces. Si vous n'enregistrez aucune annonce, le nom que vous avez enregistré dans le répertoire d'entreprise est diffusé aux demandeurs qui accèdent à votre boîte vocale.
Il existe trois types d'annonce de boîte vocale :
- Annonce principale - L'annonce principale est destinée à un usage quotidien. Elle doit comprendre votre nom ainsi qu'un court message indiquant que vous ne pouvez pas répondre personnellement à l'appel. Par exemple : «Bonjour. Ici Marie Picard. Je ne peux répondre à votre appel en ce moment. Veuillez donc me laisser un message après la tonalité et je vous rappellerai dès que possible." Si vous êtes un nouveau titulaire de boîte vocale, enregistrez l'annonce principale immédiatement.
- Annonce secondaire - L'annonce secondaire sert en général pour les occasions spéciales. Par exemple : «Bonjour. Ici Marie Picard. Je serai absente jusqu'au jeudi 17 décembre. Je prends toutefois mes messages tous les jours. Veuillez me laisser un message après la tonalité et je vous rappellerai dès que possible. Merci.»
- Annonce personnalisée - Les annonces personnalisées ne peuvent être utilisées que si votre entreprise est abonnée au service d'identification du demandeur (IDR) auprès de votre compagnie de téléphone locale. Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'identification du demandeur, adressez-vous à l'administrateur du système. Le demandeur entend une annonce personnalisée en fonction de son numéro de téléphone. CallPilot reconnaît le numéro de téléphone d'arrivée que vous avez programmé et diffuse l'annonce personnalisée. Par exemple : «Bonjour Suzanne. J'ai manqué ton appel, mais je te verrai tout à l'heure au déjeuner. Au revoir!»
Une fois que l'annonce secondaire est enregistrée, vous devez choisir quelle annonce l'application CallPilot doit diffuser. Vous pouvez modifier la sélection à tout moment.
La page Annonces et identification personnalisée est disponible pour toutes les boîtes vocales prises en charge. Vous pouvez enregistrer ou enregistrer de nouveau votre identification personnalisée, les annonces standard (principale et secondaire) et les trois annonces personnalisées. Dans le cas des boîtes vocales Information, vous pouvez enregistrer ou enregistrer de nouveau uniquement votre identification personnalisée et l'annonce principale. Vous pouvez enregistrer l'annonce secondaire d'une boîte vocale uniquement si votre système est configuré comme étant bilingue.
Reportez-vous au Guide de référence de l'application CallPilot (NN40090-100) pour obtenir plus de renseignements sur les types d'annonces.
Pour enregistrer votre identification personnalisée, les annonces standard ou les annonces personnalisées
- Choisissez l'annonce à enregistrer.
- Si vous désirez enregistrer votre identification personnalisée, cliquez sur Voix à côté du texte Identification personnalisée.
La page Enregistrement du nom de la boîte vocale s'affiche.
Passez à l'étape 2.- Si vous désirez enregistrer votre annonce standard, sélectionnez Annonce principale ou Annonce secondaire.
Si vous avez sélectionné Annonce secondaire cliquez sur Voix à côté du texte Annonce secondaire.
La page Annonce secondaire s'affiche.
Passez à l'étape 2.
ou
Si vous avez sélectionné Annonce secondaire cliquez sur Voix à côté du texte Annonce secondaire.
La page Annonce secondaire s'affiche.
Si vous sélectionnez Annonce secondaire vous pouvez sélectionner Ne pas accepter les messages.
Cochez cette case si vous ne souhaitez pas accepter les messages vocaux lorsque votre annonce secondaire est activée.
Passez à l'étape 2.- Si vous désirez enregistrer votre annonce personnalisée, sélectionnez Annonce 1, Annonce 2 ou Annonce 3
Dans la zone Numéro de téléphone, entrez le numéro de téléphone associé à l'annonce sélectionnée.
Cliquez sur Voix à côté du texte Annonce personnalisée associé.
La page Annonce personnalisée s'affiche.- Dans la zone Connecter, entrez le numéro du poste ou le numéro de téléphone dont vous vous servez pour enregistrer le nom.
Dans le cas d'un poste intrasystème, entrez uniquement le numéro de poste. Pour un numéro hors système, entrez la séquence de chiffres qui permet de composer le numéro de téléphone à partir du système de messagerie vocale. Par exemple, vous aurez peut-être à composer le 9, l'indicatif régional, puis le numéro de téléphone. Pour les numéros de téléphone autres que les postes intrasystèmes, vous devez insérer un code de destination. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les codes de destination, communiquez avec le coordinateur du système téléphonique.- Cliquez sur Composer. Le poste sonne.
- Décrochez le combiné ou servez-vous d'un casque téléphonique. N'utilisez pas le mode Mains libres.
- Cliquez sur Enregistrer. Après la tonalité, enregistrez votre annonce ou message guide.
- Lorsque vous avez terminé l'enregistrement, cliquez sur Arrêt.
- Pour écouter l'enregistrement, cliquez sur Écouter
ou
pour sauvegarder l'enregistrement, cliquez sur Enregistrer. Votre enregistrement ne sera pas sauvegardé si vous raccrochez avant de cliquer sur Enregistrer.- Cliquez sur Fermer et raccrochez.
Le système retourne à la page Annonces et identification personnalisée.Pour importer une identification personnalisée, une annonce standard ou une annonce personnalisée déjà enregistrée
- Choisissez l'annonce à importer.
- Si vous désirez importer votre identification personnalisée, cliquez sur Voix à côté du texte Identification personnalisée.
La page Enregistrement du nom de la boîte vocale s'affiche.
Passez à l'étape 2.- Si vous désirez importer votre annonce standard, sélectionnez Annonce principale ou Annonce secondaire.
Si vous avez sélectionné Annonce principale cliquez sur Voix à côté du texte Annonce principale.
La page Annonce principale s'affiche.
Passez à l'étape 2.
ou
Si vous avez sélectionné Annonce principale cliquez sur Voix à côté du texte Annonce principale.
La page Annonce secondaire s'affiche.
Si vous sélectionnez Annonce secondaire vous pouvez sélectionner Ne pas accepter les messages.
Cochez cette case si vous ne souhaitez pas accepter les messages vocaux lorsque votre annonce secondaire est activée.
Passez à l'étape 2.- Si vous désirez importer votre annonce personnalisée, sélectionnez Annonce 1 , Annonce 2 ou Annonce 3
Dans la zone Numéro de téléphone, entrez le numéro de téléphone associé à l'annonce sélectionnée.
Cliquez sur Voix à côté du texte Annonce personnalisée associé.
La page Annonce personnalisée s'affiche.- Si vous connaissez l'emplacement du fichier, dans la zone De, entrez l'emplacement du fichier, cliquez sur Envoyer et passez à l'étape 8.
ou
Si vous ne connaissez pas l'emplacement du fichier, dans la zone De, cliquez sur Parcourir et exécutez les étapes 3 à 7.
La boîte de dialogue Ouvrir s'ouvre.- Dans la zone Rechercher dans, sélectionnez l'emplacement du fichier.
- Dans la zone Nom de fichier, entrez le nom du fichier.
- Dans la zone Type de fichiers, sélectionnez le type de fichier.
Le système Business Communications Manager prend en charge le format Microsoft PCM WAV.- Cliquez sur Ouvrir.
- Cliquez sur Envoyer.
La durée de l'importation d'une annonce dépend du type de fichier importé.- Pour écouter l'annonce ou le message guide, entrez le numéro du poste ou le numéro de téléphone dans la zone Connecter, puis cliquez sur Composer.
Le poste sonne.- Répondez au téléphone et cliquez sur Écouter pour écouter l'annonce ou le message guide.
- Cliquez sur Fermer et raccrochez.
01.04