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Begrüßungen und gesprochener Name
Begrüßungen und gesprochener NameBegrüßungen werden für Anrufer Ihrer Mailbox abgespielt. Sie informieren die Anrufer darüber, dass sie die richtige Mailbox erreicht haben und teilen ihnen wichtige Informationen oder Anweisungen mit. Begrüßungen können jederzeit geändert werden.
Sie müssen zuerst Ihren gesprochenen Namen im Unternehmensverzeichnis aufzeichnen, um die Mailbox zum Empfangen von Nachrichten verwenden zu können. Beim Unternehmensverzeichnis handelt es sich um eine Liste der Mailbox-Benutzer im CallPilot-System. Nortel empfiehlt, die Mailbox-Nummer beim Aufzeichnen Ihres gesprochenen Namens im Unternehmensverzeichnis ebenfalls anzugeben. Beispiel: "Peter Schmidt, Mailbox 5813."
Beim Aufzeichnen Ihres gesprochenen Namens wird Ihr aufgezeichneter Name in einem Verzeichnis eingerichtet, das von anderen CallPilot-Benutzern und externen Anrufern verwendet wird, die das Unternehmensverzeichnis verwenden.
Sie können Begrüßungen aufzeichnen, sobald Sie Ihre Mailbox initialisiert haben. Wenn Sie keine Begrüßung aufzeichnen, hören die Anrufer Ihrer Mailbox Ihren Namen so, wie er im Unternehmensverzeichnis gespeichert ist.
Es gibt drei verschiedene Arten der Mailbox-Begrüßung:
- Primäre Mailbox-Begrüßung: Diese Begrüßung dient dem täglichen Routinegebrauch. Sie beinhaltet Ihren Namen und eine kurze Nachricht, die Anrufer darüber informiert, dass Sie diesen Anruf nicht entgegennehmen können. Beispiel: "Hallo. Sie haben den Anschluss von Peter Schmidt erreicht. Ich kann Ihren Anruf leider nicht entgegennehmen. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht nach dem Signalton, und ich rufe Sie so bald wie möglich zurück." Wenn Sie ein neuer Mailbox-Besitzer sind, zeichnen Sie Ihre primäre Mailbox-Begrüßung sofort auf.
- Alternative Mailbox-Begrüßung: Diese Begrüßung bietet sich für bestimmte Umstände an. Beispiel: "Hallo. Sie haben den Anschluss von Peter Schmidt erreicht. Ich bin bis Donnerstag, 17. Dezember, nicht im Büro, höre meine Mailbox jedoch täglich ab. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht nach dem Signalton, und ich rufe Sie so bald wie möglich zurück. Vielen Dank."
- Persönliche Mailbox-Begrüßung: Persönliche Mailbox-Begrüßungen sind nur verfügbar, wenn Ihr Unternehmen CLID-Dienste (Rufnummernübermittlung) Ihrer örtlichen Telefongesellschaft abonniert hat. Weitere Informationen zu CLID-Diensten erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator. Je nach Telefonnummer des Anrufers wird die entsprechende Begrüßung abgespielt. CallPilot erkennt die zugewiesene eingehende Telefonnummer und spielt die persönliche Mailbox-Begrüßung ab. Beispiel: "Hallo Susanne. Leider habe ich Deinen Anruf nicht entgegennehmen können. Ich möchte aber auf jeden Fall heute mit Dir Mittag essen gehen. Bis heute Mittag dann."
Nach dem Aufzeichnen Ihrer Begrüßung müssen Sie die Begrüßung auswählen, die von CallPilot abgespielt werden soll. Sie können die Auswahl jederzeit ändern.
Die Seite Begrüßungen und gesprochener Name ist für alle unterstützten Mailboxen verfügbar. Sie können Ihren gesprochenen Namen, Standardbegrüßungen (primäre bzw. alternative Begrüßungen) und drei persönliche Begrüßungen aufzeichnen bzw. erneut aufzeichnen. Bei Informations-Mailboxen können Sie nur Ihren gesprochenen Namen und primäre Begrüßungen aufzeichnen bzw. erneut aufzeichnen. Alternative Begrüßungen können bei Informations-Mailboxen nur dann aufgezeichnet werden, wenn Ihr System zweisprachig konfiguriert ist.
Weitere Informationen zu den Begrüßungsarten erhalten Sie im Benutzerhandbuch zu CallPilot (NN40090-100).
So zeichnen Sie Ihren gesprochenen Namen, Standardbegrüßungen oder persönliche Begrüßungen auf:
- Wählen Sie die Begrüßung aus, die Sie aufzeichnen möchten.
- Zum Aufzeichnen Ihres gesprochenen Namens klicken Sie neben dem Text für den gesprochenen Namen auf Sprache.
Die Seite Gesprochener Name der Mailbox wird angezeigt.
Gehen Sie zu Schritt 2.- Wenn Sie eine Standardbegrüßung aufzeichnen möchten, wählen Sie entweder Primäre Begrüßung oder Alternative Begrüßung.
Wenn Sie Primäre Begrüßung ausgewählt haben, klicken Sie auf Sprache neben dem Text Primäre Begrüßung.
Die Seite Primäre Begrüßung wird angezeigt.
Gehen Sie zu Schritt 2.
ODER
Wenn Sie Alternative Begrüßung ausgewählt haben, klicken Sie auf Sprache neben dem Text Alternative Begrüßung.
Die Seite Alternative Begrüßung wird angezeigt.
Wenn Sie Alternative Begrüßung ausgewählt haben, können Sie Keine Nachrichten annehmen wählen.
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie bei aktivierter alternativer Begrüßung keine Voice-Mail-Nachrichten akzeptieren möchten.
Gehen Sie zu Schritt 2.- Wählen Sie beim Aufzeichnen personalisierter Begrüßungen Begrüßung 1, Begrüßung 2 oder Begrüßung 3.
Geben Sie in das Feld Telefonnummer die Telefonnummer ein, die der ausgewählten Begrüßung zugeordnet ist.
Klicken Sie auf Sprache neben dem zugeordneten Text Persönliche Begrüßung.
Die Seite Persönliche Begrüßung wird angezeigt.- Geben Sie in das Feld Verbinden mit die Nebenstellennummer oder die Telefonnummer an, die Sie zum Aufzeichnen der Begrüßung bzw. der Meldung verwenden.
Geben Sie für eine lokale Nebenstelle nur die Nebenstellennummer ein. Geben Sie für eine Telefonnummer, die keine lokale Nebenstelle ist, die Ziffernfolge ein, mit der Sie die Telefonnummer aus dem Voice-Mail-System wählen. Sie müssen zum Beispiel die 0, dann die Ortskennzahl und anschließend die Telefonnummer wählen. Bei einer Telefonnummer, die keine lokale Nebenstelle ist, muss für die zu wählende Nummer ein Zielcode verwendet werden. Weitere Informationen zu Zielcodes erhalten Sie von Ihrem Telefonie-Systemadministrator.- Klicken Sie auf Wählen. Das Telefon klingelt.
- Heben Sie den Hörer ab, oder verwenden Sie einen Kopfhörer. Verwenden Sie nicht die Freisprechfunktion.
- Klicken Sie auf Aufzeichnen. Zeichnen Sie Ihre Begrüßung bzw. Meldung nach dem Signalton auf.
- Klicken Sie nach Beendigung der Aufzeichnung auf Stopp.
- Wenn Sie die Aufzeichnung abhören möchten, klicken Sie auf Wiedergabe.
ODER
Wenn Sie diese speichern möchten, klicken Sie auf Speichern. Die Aufzeichnung wird nicht gespeichert, wenn Sie den Hörer auflegen, bevor Sie auf Speichern klicken.- Klicken Sie auf Schließen, und legen Sie den Hörer auf.
Sie kehren zur Seite Begrüßungen und gesprochener Name zurück.So importieren Sie einen gesprochenen Namen, eine Standardbegrüßung oder eine persönliche Begrüßung, die bereits aufgezeichnet wurden:
- Wählen Sie die Begrüßung aus, die Sie importieren möchten.
- Zum Importieren Ihres gesprochenen Namens klicken Sie neben dem Text für den gesprochenen Namen auf Sprache.
Die Seite Gesprochener Name der Mailbox wird angezeigt.
Gehen Sie zu Schritt 2.- Wenn Sie eine Standardbegrüßung importieren möchten, wählen Sie entweder Primäre Begrüßung oder Alternative Begrüßung.
Wenn Sie Primäre Begrüßung ausgewählt haben, klicken Sie auf Sprache neben dem Text Primäre Begrüßung.
Die Seite Primäre Begrüßung wird angezeigt.
Gehen Sie zu Schritt 2.
ODER
Wenn Sie Alternative Begrüßung ausgewählt haben, klicken Sie auf Sprache neben dem Text Alternative Begrüßung.
Die Seite Alternative Begrüßung wird angezeigt.
Wenn Sie Alternative Begrüßung ausgewählt haben, können Sie Keine Nachrichten annehmen wählen.
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie bei aktivierter alternativer Begrüßung keine Voice-Mail-Nachrichten akzeptieren möchten.
Gehen Sie zu Schritt 2.- Wählen Sie beim Importieren personalisierter Begrüßungen Begrüßung 1, Begrüßung 2 oder Begrüßung 3.
Geben Sie in das Feld Telefonnummer die Telefonnummer ein, die der ausgewählten Begrüßung zugeordnet ist.
Klicken Sie auf Sprache neben dem zugeordneten Text Persönliche Begrüßung.
Die Seite Persönliche Begrüßung wird angezeigt.- Wenn Ihnen der Speicherort der Datei bekannt ist, geben Sie diesen in das Feld Von ein, klicken auf Senden und gehen zu Schritt 8.
ODER
Wenn Sie den Speicherort der Datei nicht kennen, klicken Sie unter der Option Von auf Durchsuchen und befolgen die Schritte 3 bis 7.
Das Dialogfeld Öffnen wird angezeigt.- Wählen Sie aus der Liste Suchen in den Speicherort der Datei aus.
- Geben Sie in das Feld Dateiname den Namen der Datei ein.
- Wählen Sie aus der Liste Dateityp den Dateityp aus.
Business Communications Manager unterstützt das Format Microsoft PCM WAV.- Klicken Sie auf Öffnen.
- Klicken Sie auf Senden.
Die zum Importieren einer Begrüßung benötigte Zeit hängt vom zu importierenden Dateityp ab.- Wenn Sie die Begrüßung oder Meldung abspielen möchten, geben Sie im Feld Verbinden mit eine Nebenstelle oder Telefonnummer ein, und klicken Sie auf Wählen.
Das Telefon klingelt.- Heben Sie den Hörer ab, und klicken Sie auf Wiedergabe, um die Begrüßung bzw. die Meldung abzuspielen.
- Klicken Sie auf Schließen, und legen Sie den Hörer auf.
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