![]()
Begroetingen en gesproken naam
Begroetingen en gesproken naamEr worden postbusbegroetingen afgespeeld wanneer bellers contact krijgen met uw postbus. De begroetingen informeren bellers dat zij de juiste postbus hebben bereikt en geven de bellers alle noodzakelijke informatie of instructies. U kunt de begroetingen op elk moment wijzigen.
Voor u uw postbus kunt gebruiken en berichten kunt ontvangen, dient u uw naam in te spreken voor opname in het bedrijfstelefoonboek. Het bedrijfstelefoonboek is een lijst van postbusgebruikers in het CallPilot-systeem. Nortel raadt u aan om ook uw postbusnummer in te spreken voor de opname in het bedrijfstelefoonboek. Bijvoorbeeld "Patty Smit, Postbus 5813."
Door uw gesproken naam op te nemen komt deze terecht in een telefoonboek dat wordt gebruikt door andere CallPilot-gebruikers en andere bellers die gebruik maken van het bedrijfstelefoonboek.
Nadat u uw postbus hebt geïnitialiseerd, kunt u begroetingen opnemen. Als u geen begroeting opneemt, wordt uw naam in het bedrijfstelefoonboek afgespeeld wanneer bellers contact krijgen met uw postbus.
Er zijn drie soorten begroetingen voor een postbus:
- Primaire begroeting voor postbus - Neem voor dagelijks gebruik uw primaire begroeting voor de postbus op. In deze begroeting kunt u uw naam en een kort bericht opnemen waarin u vermeldt dat u momenteel de telefoon niet kunt beantwoorden. Bijvoorbeeld "Hallo. Dit is de voicemail van Patty Smit. Ik kan op dit moment de telefoon niet beantwoorden. Laat een bericht achter na de pieptoon en ik neem zo spoedig mogelijk contact met u op." Als u de nieuwe eigenaar van een postbus bent, dient u meteen uw primaire begroeting voor de postbus op te nemen.
- Alternatieve begroeting voor postbus - Neem voor speciale gelegenheden uw alternatieve begroeting voor de postbus op. Bijvoorbeeld "Hallo. Dit is de voicemail van Patty Smit. Ik ben tot donderdag 17 december niet aanwezig. Ik luister echter wel dagelijks mijn voicemail af. Laat een bericht achter na de pieptoon en ik neem zo spoedig mogelijk contact met u op. Dank u."
- Persoonlijke begroeting voor postbus - Persoonlijke begroetingen voor de postbus zijn alleen beschikbaar wanneer uw bedrijf zich bij het plaatselijke telefoonbedrijf voor nummerweergave heeft aangemeld. Neem contact op met uw systeembeheerder voor meer informatie over de nummerweergaveservice. Welke persoonlijke begroeting wordt afgespeeld, hangt af van het telefoonnummer van de beller. CallPilot herkent een toegewezen inkomend telefoonnummer en speelt de bijbehorende persoonlijke begroeting af. Een voorbeeld "Hallo Suzanne. Ik heb je telefoontje gemist, maar ik wil onze lunchafspraak niet missen. Ik zie je om 12 uur."
Nadat u uw begroetingen hebt opgenomen, dient u te kiezen welke begroeting u door CallPilot wilt laten afspelen. U kunt de selectie op elk moment wijzigen.
De pagina Begroetingen en gesproken naam is beschikbaar voor alle ondersteunde postbussen. U kunt uw gesproken naam, uw standaardbegroetingen (primair en alternatief) en drie persoonlijke begroetingen opnemen of opnieuw opnemen. Als u een informatiepostbus hebt, kunt u alleen uw gesproken naam en primaire begroeting opnemen of opnieuw opnemen. U kunt alleen een alternatieve begroeting voor een informatiepostbus opnemen als uw systeem tweetalig is geconfigureerd.
Zie de CallPilot-handleiding (NN40090-100) voor meer informatie over de soorten begroetingen.
U neemt als volgt uw gesproken naam, standaardbegroetingen of
persoonlijke begroetingen op:
- Kies de begroeting die u wilt opnemen.
- Als u uw gesproken naam wilt opnemen, klikt u op Spraak naast de tekst van de gesproken naam.
De pagina Gesproken naam postbus wordt weergegeven.
Ga naar stap 2.- Als u uw standaardbegroeting wilt opnemen, selecteert u Primaire begroeting of Alternatieve begroeting.
Als u Primaire begroeting hebt geselecteerd, klikt u op Spraak naast de tekst van de Primaire begroeting.
De pagina Primaire begroeting wordt weergegeven.
Ga naar stap 2.
of
Als u Alternatieve begroeting hebt geselecteerd, klikt u op Spraak naast de tekst van de Alternatieve begroeting.
De pagina Alternatieve begroeting wordt weergegeven.
Als u Alternatieve begroeting selecteert, kunt u Berichten niet accepteren inschakelen.
Schakel dit selectievakje in als u geen voicemailberichten wilt accepteren wanneer uw Alternatieve begroeting is ingeschakeld.
Ga naar stap 2.- Als u uw Persoonlijke begroeting wilt opnemen, selecteert u Begroeting 1, Begroeting 2 of Begroeting 3
Voer in het vak Telefoonnummer het telefoonnummer in dat bij de geselecteerde begroeting hoort.
Klik op Spraak naast de bijbehorende tekst van de Persoonlijke begroeting.
De pagina Persoonlijke begroeting wordt weergegeven.- Voer in het vak Verbinden met het toestelnummer of het telefoonnummer in dat u gebruikt voor het opnemen van de begroeting of het bericht.
Voer in het geval van een lokaal toestel alleen het toestelnummer in. Voor een telefoonnummer van een niet-lokaal toestel, typt u de reeks cijfers in van het telefoonnummer van het voicemailsysteem. U dient bijvoorbeeld mogelijk een 0 te kiezen, dan het netnummer en vervolgens het telefoonnummer. Voor een telefoonnummer van een niet-lokaal toestel moet het nummer dat u kiest een bestemmingscode bevatten. Neem contact op met uw systeembeheerder voor meer informatie over bestemmingscodes.- Klik op Kiezen. De telefoon gaat over.
- Neem de hoorn op of gebruik een hoofdtelefoon. Gebruik niet de handsfreefunctie.
- Klik op Opnemen. Neem na de toon uw begroeting of bericht op.
- Klik op Stoppen als u klaar bent met opnemen.
- Klik op Afspelen als u de opname wilt beluisteren
of klik op Opslaan als u de opname wilt opslaan.
Uw opname wordt niet opgeslagen als u ophangt voordat u op Opslaan hebt geklikt.- Klik op Sluiten en leg de hoorn op de haak.
U keert terug naar de pagina Begroetingen en gesproken naam.Een eerder opgenomen gesproken naam, standaardbegroeting of persoonlijke begroeting importeren
- Kies de begroeting die u wilt importeren.
- Als u uw gesproken naam wilt importeren, klikt u op Spraak naast de tekst van de Gesproken naam.
De pagina Gesproken naam postbus wordt weergegeven.
Ga naar stap 2.- Als u uw standaardbegroeting wilt importeren, selecteert u Primaire begroeting of Alternatieve begroeting.
Als u Primaire begroeting hebt geselecteerd, klikt u op Spraak naast de tekst van de Primaire begroeting.
De pagina Primaire begroeting wordt weergegeven.
Ga naar stap 2.
of
Als u Alternatieve begroeting hebt geselecteerd, klikt u op Spraak naast de tekst van de Alternatieve begroeting.
De pagina Alternatieve begroeting wordt weergegeven.
Als u Alternatieve begroeting selecteert, kunt u Berichten niet accepteren inschakelen.
Schakel dit selectievakje in als u geen voicemailberichten wilt accepteren wanneer uw Alternatieve begroeting is ingeschakeld.
Ga naar stap 2.- Als u uw Persoonlijke begroeting wilt importeren, selecteert u Begroeting 1, Begroeting 2 of Begroeting 3
Voer in het vak Telefoonnummer het telefoonnummer in dat bij de geselecteerde begroeting hoort.
Klik op Spraak naast de bijbehorende tekst van de Persoonlijke begroeting.
De pagina Persoonlijke begroeting wordt weergegeven.- Als u de locatie van het bestand weet, typt u in het vak Van de locatie van het bestand, klikt u op Verzenden en gaat u vervolgens naar stap 8
of
als u de locatie van het bestand niet weet, klikt u bij het vak Van op Bladeren en volgt u de stappen 3 tot en met 7.
Het dialoogvenster Openen wordt weergegeven.- Selecteer de locatie van het bestand in de lijst Zoeken in.
- Typ de bestandsnaam in het vak Bestandsnaam.
- Selecteer het type bestand in de lijst Bestandstypen.
Business Communications Manager ondersteunt Microsoft PCM WAV.- Klik op Openen.
- Klik op Verzenden.
De benodigde tijd om een begroeting te importeren hangt af van het bestandstype dat u importeert.- Als u een begroeting of bericht wilt afspelen, typt u in het vak Verbinden met een toestel- of telefoonnummer en klikt u op Kiezen.
Uw telefoon gaat over.- Beantwoord de oproep en klik op Afspelen om de begroeting of het bericht te beluisteren.
- Klik op Sluiten en leg de hoorn op de haak.
01.04